Privacybeleid
Versie 1.1 ·
Dit privacybeleid legt uit hoe CIAO Connect, de website ciao-connect.be en de bijhorende diensten persoonsgegevens verwerken. CIAO Connect is bedoeld voor zakelijke gebruikers, organisaties, contactpersonen, werknemers, zelfstandigen en bezoekers die met compliance-monitoring voor Check In and Out at Work te maken krijgen.
1. Verwerkingsverantwoordelijke en contact
NEM Software S.L.
Avenida Juan Carlos I 17 bis, of. 24
35019 Las Palmas de Gran Canaria
Spain
Ondernemingsnummer: ESB13777594
E-mail: [email protected]
Voor privacyvragen, verzoeken tot inzage, correctie, bezwaar, beperking, overdraagbaarheid of verwijdering kunt u ons contacteren via [email protected]. Vermeld duidelijk dat uw vraag over privacy of gegevensbescherming gaat.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw gebruik verwerken wij account- en organisatiegegevens, contract- en werkplaatsgegevens, RSZ-registraties, foutcodes, statusinformatie, technische logs, supportcommunicatie en websitegegevens.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, religieuze overtuiging of biometrische identificatie, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is, wettelijk is toegestaan en vooraf duidelijk wordt meegedeeld.
3. Locatie en technische gegevens
Wanneer CIAO Connect gegevens ontvangt uit een registratie-app of gekoppeld systeem, kunnen locatiegegevens deel uitmaken van een check-in of check-out. CIAO Connect gebruikt die gegevens voor controle, opvolging en bewijsvoering van de registratie, niet voor permanente tracking.
Technische gegevens zoals IP-adres, apparaat, browser, besturingssysteem, app- of siteversie en foutlogs kunnen worden verwerkt voor beveiliging, foutopsporing, werking van de dienst en bewijsvoering.
4. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Beheer van accounts, rollen, organisaties en toegang | Uitvoering van een overeenkomst |
| Levering van de dienst en opvolging van registraties, verklaringen, controles of zelftests | Uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang; wettelijke verplichting waar van toepassing |
| Communicatie, support, administratie en demo-aanvragen | Uitvoering van een overeenkomst; gerechtvaardigd belang |
| Beveiliging, fraudepreventie, logging en foutopsporing | Gerechtvaardigd belang |
| Naleving van wettelijke verplichtingen en verdediging van rechten | Wettelijke verplichting; gerechtvaardigd belang |
| Websiteanalyse en niet-noodzakelijke cookies | Toestemming |
Wanneer wij toestemming vragen, kunt u die op elk moment intrekken. Intrekking heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig gebeurden.
5. Delen van persoonsgegevens
Wij verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is met klanten of organisaties waarvoor de gebruiker werkt, bevoegde overheden of officiële platformen, technische dienstverleners, hosting- en beveiligingspartners, e-mail- en supportdiensten (waaronder de live chat van Crisp, die pas wordt geladen wanneer u de chat zelf opent), professionele adviseurs, autoriteiten of rechtbanken.
Met verwerkers sluiten wij passende verwerkersovereenkomsten. Derden die toegang krijgen tot persoonsgegevens moeten een gelijkwaardig beschermingsniveau bieden.
6. Internationale doorgiften
Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken. Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een geldig doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of andere passende AVG-waarborgen.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeheer, versleutelde verbindingen, logging, back-ups, beperkte toegangsrechten en beveiligingscontroles. Geen enkel systeem is volledig risicovrij, maar toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot wie die toegang nodig heeft.
8. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Account- en organisatiegegevens worden bewaard zolang het account of contract actief is en daarna zolang nodig voor administratie, bewijsvoering en wettelijke verplichtingen. Registraties, verklaringen, auditlogs en verificatiegegevens worden bewaard zolang nodig voor naleving, controle, betwisting en bewijsvoering. Supportgegevens en technische logs worden beperkt bewaard, tenzij langere bewaring nodig is voor beveiliging of wettelijke redenen.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij ze.
9. Verwijdering en rechten
U kunt verwijdering van uw account of persoonsgegevens aanvragen via [email protected]. Sommige gegevens kunnen niet onmiddellijk worden verwijderd wanneer wij of onze klanten ze moeten bewaren voor wettelijke verplichtingen, audit, beveiliging, geschillen of boekhouding. In dat geval beperken wij de verwerking tot die noodzakelijke doeleinden.
Onder de AVG heeft u, binnen de wettelijke voorwaarden, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid en intrekking van toestemming. U kunt ook klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit, zoals de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of de Spaanse Agencia Española de Protección de Datos.
10. Cookies
De website gebruikt noodzakelijke cookies en, alleen na toestemming, beperkte analyse. Meer informatie staat in het cookiebeleid.
11. Kinderen
Deze dienst is zakelijk en niet gericht op kinderen. Wanneer een minderjarige wettelijk mag werken en via een organisatie wordt geregistreerd, gebeurt de verwerking in de context van die werk- of opdrachtrelatie en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.
12. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienst, wetgeving of gegevensverwerking wijzigt. De datum bovenaan toont wanneer deze versie laatst werd bijgewerkt.